Verwaltungsfachbeamt*innen sind mit der Verwaltung des Bundes, der Länder, der Gemeinden und sonstiger öffentlicher Institutionen betraut. Ihre Aufgabenbereiche sind vielschichtig und abhängig von der jeweiligen Verwendungsgruppe und reichen vom Höheren Dienst (= Beamt*innen mit abgeschlossenem Universitätsstudium) bis zu diversen Hilfsdiensten. Je nach Aufgabengebiet und Behörde (z. B. Bundesämter, Landesämter, Pensionsversicherungen) stehen sie in Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen, mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen und Behörden sowie mit den Kundinnen/Kunden ( Parteienverkehr).
siehe auch den Lehrberuf Verwaltungsassistent*in (Lehrberuf).
Verwaltungsfachbeamt*innen der öffentlichen Verwaltung werden in folgende Verwendungsgruppen eingeteilt.
Die Aufgabenfelder innerhalb einer Behörde reichen vom technischen Dienst bis hin zu kaufmännischen Tätigkeiten. Aufgabenfelder sind z. B. Wirtschaftsförderung, Schulaufsicht, Bauverwaltung, Verkehrswesen, Polizeiverwaltung, Wohnungsbau, Forstverwaltung oder Wasserwirtschaft.
Die jeweiligen Tätigkeiten sind abhängig von der Verwendungsgruppe. Sie reichen vom Erstellen von Studien und Gutachten, juristischen Beratungen etc. (Verwendungsgruppe A), eigenverantwortlichen Sachbearbeitungen (Verwendungsgruppe B, C) bis hin zu Sekretariatsarbeiten, allgemeinen Bürotätigkeiten und Botendiensten (Verwendungsgruppe D bzw. E). Verwaltungsfachbeamt*innen können im Parteienverkehr tätig sein (Auskünfte erteilen, Ausweise erstellen und bescheinigen) oder ausschließlich kaufmännische, administrative oder organisatorische Arbeiten erledigen (Personalverrechnung, betriebliches Rechnungswesen, Büroorganisation etc.).
Verwaltungsfachbeamt*innen arbeiten mit Computer, Laptops, facheinschlägigen Softwareprogrammen und allgemeiner Bürosoftware sowie mit Bürogeräten wie Kopierer, Drucker, Scanner. Sie verwenden Internet für Recherchen und kommunizieren über E-Governmentsysteme, Telefon und Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools. Sie führen Formulare, Karteien und Datenbanken und lesen und verwenden darüber hinaus juristische Unterlagen wie Gesetzbücher, Verordnungen, Richtlinien und dergleichen.
Verwaltungsfachbeamt*innen sind je nach Verwendungsgruppe in unterschiedlichen Bereichen tätig, wie z. B. in Bezirkshauptmannschaften, Gemeindeämtern, in den Ministerien, in den Ämtern der jeweiligen Landesregierungen oder in den Pensionsversicherungs- und Krankenversicherungsanstalten.
Sie arbeiten meist in Büros und Besprechungszimmern im Team mit Berufskolleg*innen, Vorgesetzten und verschiedenen Fach- und Hilfskräften zusammen. Häufig haben sie in ihrer Tätigkeit auch Parteienverkehr und daher Kontakt zu Kundinnen und Kunden.
Verwaltungsfachbeamt*innen haben vorwiegend regelmäßige Arbeitszeiten zu den üblichen Amtszeiten. Je nach Verwendungsgruppe und Tätigkeitsbereich können aber auch Mehrarbeit und Überstunden erforderlich sein. In manchen Bereichen ist auch erhöhte Mobilität gefordert, weil öfter Dienstreisen anfallen.
Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:
