Teamassistentinnen und -assistenten sind organisatorisch und administrativ in verschiedenen Teams und Projekten eines Unternehmens tätig. Sie sorgen für den reibungslosen Ablauf von Routinetätigkeiten innerhalb ihrer Abteilung und unterstützen Team-, Abteilungs- und Bereichsleiter*innen und ihre Kolleginnen in deren Aufgabengebieten. In ihren Aufgabenbereichen haben Teamassistentinnen und -assistenten oft einen hohen Grad an Eigenverantwortung und Selbständigkeit.
Sie arbeiten in verschiedenen Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen sowie bei öffentlichen Organisationen und Institutionen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit Kolleg*innen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen und stehen in engem Austausch mit ihren Vorgesetzten.
Teamassistentinnen und -assistenten unterstützen Team-, Abteilungs- und Bereichsleiter*innen in ihren Aufgabengebieten und sind in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche beschäftigt. Sie organisieren den reibungslosen Ablauf der Abteilung und erledigen administrative und organisatorische Tätigkeiten ebenso wie bereichsspezifische inhaltliche Arbeiten.
Zu den administrativen/organisatorischen Aufgaben von Teamassistentinnen und -assistenten gehören die Organisation und Koordination von Besprechungen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen. Sie bereiten Meetings organisatorisch und inhaltlich vor, sorgen z. B. dafür, dass alle Unterlagen und Materialien in ausreichender Zahl vorhanden sind und das technische Equipment funktioniert. Sie betreuen Geschäftspartner und Teilnehmer*innen während der Meetings, führen das Protokoll und fassen die Ergebnisse zusammen. Teamassistentinnen und -assistenten führen die interne und externe Korrespondenz, verwalten E-Mails und leiten diese an die jeweiligen Empfänger weiter, erstellen Präsentationen und Übersichten, kümmern sich um Spesen- und Reiseabrechnungen, erledigen die monatliche Honorarverrechnung, erstellen Mahnungen, verwalten Termine, führen die laufende Ablage und kümmern sich um die allgemeine Aktenpflege.
Die inhaltlichen Tätigkeiten sind je nach Branche weit gefächert und reichen von einfachen Assistenzarbeiten bis hin zur weitgehend selbstständigen Bearbeitung von Aufgabenbereichen. Zu typischen Aufgaben zählen vorbereitende Arbeiten für das Management und die Abteilungsleitung, wie das Erstellen von Berichten und Präsentationen, das Vorbereiten von Verträgen und Schriftstücken oder das Erfassen von Daten (z. B. Kunden- und Lieferantendaten). Sie unterstützen ihre Vorgesetzten im unternehmensinternen Reporting durch die Vorbereitung von Auswertungen und Analysen und Berechnung von Kennzahlen. Das eigenverantwortliche Betreuen von Mitarbeiter*innen, die Unterstützung bei der Mitarbeiterführung und Personalauswahl kann ebenso zu ihrem Tätigkeitsbereich gehören, wie die Mitarbeit bei Marketingaktivitäten oder im Rechnungswesen und Bereichscontrolling.
Oft stellt dieser Beruf den ersten Schritt für eine langfristige Karriere in leitender Funktion in allen wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereichen eines Unternehmens dar.
Teamassistent*innen arbeiten mit Computern, Laptops, Tablets, Officeprogrammen, Datenbanken, Netzwerken und Planungs-, Kalkulations- und Präsentationssoftware. Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Akten, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Kund*innen-, Geschäftspartner*innen- und Lieferant*innenkarteien und Terminkalender.
Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker, Scanner und Präsentationsmittel wie Flipcharts und Beamer sowie Kommunikationsmittel wie Telefone, Mobiltelefone, E-Mail und Internet.
Teamassistent*innen arbeiten vorwiegend in modernen Büros an gut ausgestatteten Computerarbeitsplätzen. Sie halten sich aber auch häufig in Konferenz- und Besprechungszimmern und fallweise in anderen betrieblichen Abteilungen auf und nehmen an Geschäftsreisen teil.
Sie arbeiten eigenständig und gemeinsam mit ihren Vorgesetzten sowie im Austausch mit Mitarbeiter*innen verschiedener Abteilungen, siehe z. B.: Manager*in, Betriebswirt*in, Produktionsleiter*in, Sekretär*in, Büroangestellter / Büroangestellte, Controller*in oder Personalentwickler*in. Teamassistent*innen haben auch Kontakt mit verschiedenen Behörden (z. B. Finanzamt).
Teamassistent*innen arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihres Unternehmens. Sie müssen aber auch mit Mehrarbeit und Überstunden rechnen, beispielsweise wenn Präsentationen oder Berichte kurzfristig fertig gestellt werden müssen.
Teamassistent*innen können sich auf unterschiedliche Fachbereiche innerhalb des Unternehmens spezialisieren und damit von der allgemeinen Assistenz stärker in Richtung Fachassistenz entwickeln.
Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:
Bilanz, Cash-Flow, Controlling, Human Resources, Protokoll, Public Relations (PR), Qualitätsmanagement
