RezeptionistInnen arbeiten an der Rezeption von Beherbergungsbetrieben wie Hotels, Pensionen und Gaststätten. Sie nehmen Reservierungen entgegen, empfangen bzw. verabschieden die Gäste, Besucher und Kunden, vergeben die Zimmer und Zimmerschlüssel. RezeptionistInnen informieren die Gäste über Angebote, Veranstaltungen und Sehenswürdigkeiten und reservieren Restaurantplätze, Theater- und Konzerttickets, verkaufen Ansichtskarten und leiten die Post weiter. Bei der Abreise der Gäste führen sie die Abrechnung durch. Sie berechnen die Endsumme und kassieren die Beträge. RezeptionistInnen arbeiten im Team mit weiteren Fach- und Hilfskräften des Betriebes.
RezeptionistInnen arbeiten im Empfangsbereich von Beherbergungsbetrieben aller Art, sie sind für den Empfang und die Betreuung der Gäste zuständig. Sie kommunizieren mit den Gästen via Telefon oder E-Mail und nehmen Reservierungen entgegen, wobei sie in einem speziellen Verzeichnis (Zimmerspiegel) oder im Computer die Verteilung und Ausbuchung der Zimmer festhalten. Sie verteilen die Zimmer je nach Auslastung, nehmen die Meldezettel bzw. Gästeblätter entgegen und geben Zimmerschlüssel oder Keycards (magnetische Türöffner) aus. RezeptionistInnen stehen für allgemeine Auskünfte zur Verfügung und informieren die Gäste über das hotelinterne Angebot (z. B. Massage, Sauna, Fitness, Restaurant). Sie teilen Info-Materialien, Prospekte und Stadtpläne aus und wissen über Veranstaltungen vor Ort bzw. in der Umgebung (Theateraufführungen, Konzerte, Touren etc.) Bescheid.
RezeptionistInnen verkaufen Briefmarken, Ansichtskarten und Souvenirs, in größeren Beherbergungsbetrieben wechseln sie auch Geld. Sie vermitteln Telefonate und leiten die Post der Gäste weiter. Falls die Gäste nicht gestört oder um eine bestimmte Zeit geweckt werden wollen, achten RezeptionistInnen darauf, dass ihren Wünschen entsprochen wird. Bei der Abreise der Gäste berechnen sie die Endsumme aus Nächtigungen und Extraleistungen wie Zimmerservice, Telefon, Minibar usw. Sie stellen die Rechnungen aus und kassieren die Beträge.
RezeptionistInnen arbeiten mit Betriebsbüchern wie z. B. Zimmerspiegeln, Dienstplänen, Listen, Journalen, Protokollen und Datenbanken von Gästen und KundInnen. Bei ihrer Arbeit spielen Computer, die mit spezieller Software für Buchungen und Reservierungen ausgestattet sind, eine wichtige Rolle. Ebenso verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone, Fax- und Kopiergeräte und Drucker. Immer größere Bedeutung bekommen Online-Buchungsportale und Bewertungsportale.
RezeptionistInnen arbeiten in Eingangshallen und Empfangsräumlichkeiten von Beherbergungsbetrieben (Hotels, Pensionen, Kuranstalten usw.). Sie sind im Rahmen der Gästebetreuung im Team mit weiteren Fach- und Hilfskräften des Betriebes tätig, siehe z. B. Tourismuskaufmann/-frau, Koch/Köchin (Lehrberuf), Restaurantfachmann/-frau (Lehrberuf), Hotel- und GastgewerbeassistentIn (Lehrberuf), Gastronomiefachmann/-frau (Lehrberuf). RezeptionistInnen stehen auch in Kontakt mit MitarbeiterInnen von Reisebüros, siehe z. B. ReisebüroassistentIn (Lehrberuf).
Da RezeptionistInnen den Gästen gegenüber den ersten Eindruck des Hotels vermitteln, sind gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild wichtig. Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch, sind für RezeptionistInnen unverzichtbar.
