ManagementassistentIn

Andere Bezeichnung(en): AssistentIn der Geschäftsführung, VorstandsassistentIn

 

Berufsbeschreibung

ManagementassistentInnen unterstützen die Geschäftsleitung ( ManagerInnen, GeschäftsführerInnen, UnternehmerInnen) bei ihren Aufgaben und nehmen ihren Vorgesetzten vor allem Routinearbeiten, aber auch einzelne Projekte ab. In vielen betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen sind sie die "rechte Hand" der ManagerInnen. Sie teilen Tagesabläufe und Termine ein, bereiten Besprechungen, Sitzungen und Verhandlung vor, bereiten Unterlagen und Präsentationen auf, verschriftlichen Gesprächsnotizen, führen Sitzungsprotokolle und Memos und organisieren Dienstreisen für ihre Vorgesetzten, auf denen sie diese meist auch begleiten. Häufig übernehmen sie dabei auch inhaltliche Arbeiten in einzelnen Projekten.

ManagementassistentInnen arbeiten in den unterschiedlichsten Industrie-, Handels-, und Dienstleistungsunternehmen sowie bei öffentlichen Organisationen und Institutionen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit KollegInnen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen und stehen in engem Austausch mit ihren Vorgesetzten.

ManagementassistentInnen entlasten die Geschäftsleitung von Routinearbeiten und unterstützen sie bei Planungs-, Organisations- und Entscheidungsprozessen. Sie assistieren bei der Zeit- und Terminplanung sowie bei der Personalbeschaffung und Personalführung. Sie führen den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr durch und führen Sitzungsprotokolle und Gesprächsnotizen, welche sie für ihre Vorgesetzten aufbereiten.

Sie verfolgen Markt- und Wirtschaftsanalysen, beobachten Konjunkturdaten und verfassen dazu selbstständig kurze Berichte, welche ihren Vorgesetzten als Entscheidungsgrundlage dienen. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation vertreten sie ihre Vorgesetzten auch bei Besprechungen, auf Tagungen, Konferenzen und Dienstreisen.

ManagementassistentInnen haben als "rechte Hand" der Geschäftsleitung mit vielen betrieblichen Organisations- und Entscheidungsprozessen zu tun. Sie beschaffen z. B. aus den verschiedenen Abteilungen Informationen und Daten, die für die Vorbereitung, Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen (z. B. Produktionsplanung, Investitionsentscheidungen) benötigt werden. Dazu werten sie betriebliche Daten und Kennzahlen aus dem  Rechnungswesen und  Controlling aus. In kleineren und mittleren Unternehmen assistieren sie außerdem bei Führungsaufgaben im Personalwesen ( Human Resources Management), dass hier häufig bei der Geschäftsführung angedockt ist. In diesem Zusammenhang wirken sie z. B. bei der Personalsuche- und -aufnahme mit, treffen Vorselektionen und teilen Termine für Bewerbungsgespräche ein.

Ein wichtiger Aufgabenbereich von ManagementassistentInnen betrifft die Kontaktpflege zu Kundinnen/Kunden, GeschäftspartnerInnen und LieferantInnen. Sie empfangen und betreuen BesucherInnen, führen mit ihnen Gespräche und bereiten Sitzungen und Verhandlungen vor. ManagementassistentInnen arbeiten eigenständig sowie im Austausch mit dem Sekretariat und den betrieblichen Abteilungen. Vor allem arbeiten sie eng mit ihren Vorgesetzten zusammen.

ManagementassistentInnen arbeiten mit Computern, Laptops und betrieblichen Officeprogammen, Präsentationssoftware, mit Datenbanken, Netzwerken und der im Unternehmen eingesetzten Planungs- und Steuerungssoftware (z. B. Enterprise Resource Planning,  ERP). Sie führen betriebliche Unterlagen wie Besprechungs- und Sitzungsprotokolle, Projekt- und Reiseunterlagen, Unterschriftenmappen und Verträge sowie Datenbanken über Kundinnen/Kunden, GeschäftspartnerInnen und LieferantInnen, Terminkalender usw.

ManagementassistentInnen arbeiten außerdem mit Bilanzen, Geschäftsberichten, Daten und Statistiken, Präsentationsunterlagen, Infobroschüren und Musterkatalogen. Sie verwenden Bürogeräte wie Kopierer, Drucker,  Scanner und Fax sowie Präsentationsgeräte wie z. B. Beamer, Bildschirme, Smartboards und kommunizieren über Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools.

ManagementassistentInnen arbeiten vorwiegend in Büros an modern ausgestatteten Computerarbeitsplätzen. Häufig halten sie sich aber auch in Konferenz- und Besprechungszimmern und fallweise in Lagerräumen, Werk- und Produktionshallen und anderen betrieblichen Abteilungen auf. Im Außendienst arbeiten sie auf Messen, Tagungen und Konferenzen, begleiten ihre Vorgesetzte auf Dienstreisen oder besuchen Kundinnen/Kunden vor Ort.

Sie arbeiten eigenständig sowie mit Team mit BürokollegInnen und Vorgesetzten sowie im Austausch mit MitarbeiterInnen verschiedener Abteilungen, siehe z. B.: ManagerIn, BetriebswirtIn, ProduktionsleiterIn, Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf), SekretärIn, ControllerIn oder PersonalentwicklerIn. Darüber hinaus kommunizieren ManagementassistentInnen mit GeschäftspartnerInnen, Kreditinstituten und Behörden.

ManagementassistentInnen arbeiten hauptsächlich während der üblichen Bürozeiten ihres Unternehmens. Sie müssen aber auch mit Mehrarbeit und Überstunden rechnen, beispielsweise wenn Präsentationen oder Berichte kurzfristig fertig gestellt werden müssen.

  • Vorgesetzte unterstützen, mitunter auch vertreten, von Routineaufgaben entlasten
  • Telefonate führen, Schriftverkehr abwickeln, je nach Unternehmen auch fremdsprachig
  • Briefe, Verträge und andere Dokumente nach Stichworten, schriftlicher Vorlage oder Diktat erstellen
  • Termine und Tagesabläufe für die Vorgesetzten einteilen und koordinieren
  • Dienstreisen planen und organisieren
  • Besuche von GeschäftspartnerInnen empfangen und betreuen, Caterings planen und arrangieren
  • Sitzungen, Tagungen, Konferenzen und Besprechungen vorbereiten
  • an Besprechungen und Verhandlungen teilnehmen, Notizen aufnehmen, Sitzungs-Protokolle erstellen
  • betriebswirtschaftliche Daten, Kennzahlen und Statistiken sammeln und auswerten
  • daraus Entscheidungsgrundlagen erarbeiten und bereitstellen
  • Konzepte für Verträge und Angebote erarbeiten und vorlegen
  • im Bereich Personalwesen mitwirken, bei der Personalauswahl und -einstellung assistieren
  • Kontakte zu LieferantInnen, Kundinnen/Kunden, GeschäftspartnerInnen, Kreditinstituten und Behörden pflegen
  • Betriebsbücher, Terminkalender, Personal-, Dienst- und Urlaubslisten, Datenbanken führen
  • Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen verschiedenster Branchen
  • Betriebe im Bereich Transport und Verkehr
  • Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister
  • öffentliche Organisationen und Institutionen, Interessenvertretungen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Bilanz Cash-Flow Controlling ERP Human Resources Management (HRM) Management by Exception (MbE) Management by Objectives (MbO) Public Relations (PR) Qualitätsmanagement Workflow Workflow-Management

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