EinkäuferIn

Berufsbeschreibung

EinkäuferInnen erledigen alle Tätigkeiten in Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren, Materialien oder Dienstleistungen eines Unternehmens, die in diesem zur weiteren Verarbeitung oder zum Weiterverkauf benötigt werden. Sie beschaffen Informationen über Märkte und LieferantInnen, führen Angebotsvergleiche durch, verhandeln Konditionen und geben Bestellungen auf. Darüber hinaus erledigen sie den Telefon- und Schriftverkehr und führen Datenbanken und Dokumentationen.

EinkäuferInnen arbeiten in Büros an Computerarbeitsplätzen, sie sind aber auch häufig unterwegs und besuchen Messen und LieferantInnen, mit denen sie Verhandlungen führen und Verträge abschließen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit BerufskollegInnen und stehen in Kontakt mit GroßhändlerInnen, LieferantInnen und MitarbeiterInnen von  Speditionen sowie mit Fachkräften der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens.

Je nach Art und Größe des Unternehmens ergeben sich für EinkäuferInnen verschiedene Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche. Während in kleinen Unternehmen oder Dienstleistungsbetrieben mit geringem Materialaufwand oft nur ein/e EinkäuferIn beschäftigt ist, betreiben große Handels- und Industriebetriebe, die mit umfangreichen Warensortimenten handeln oder Rohstoffe, Werkstoffen und Materialien verarbeiten, ganze Einkaufsabteilungen.

In Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen ermitteln EinkäuferInnen den betrieblichen Bedarf an Waren, Materialien, Hilfs- und Werkstoffen, Werkzeugen, Geräten, etc. Dazu führen sie computergesteuerte Lager-,  Inventur- und Bedarfslisten in welchen die benötigten Waren, Produkte und Dienstleistungen erfasst und berechnet werden. Primäres Ziel ihrer Arbeit ist es, dass die betriebliche Versorgung zu jeder Zeit sichergestellt ist und keine Engpässe entstehen, da diese hohe Kosten und Verluste verursachen können (wie z. B. Verzögerungen oder Ausfälle in der Produktion).

Sie holen Angebote von LieferantInnen ein, verhandeln mit diesen Liefer-, Preis- und Zahlungskonditionen und vergleichen die eingeholten Kostenvoranschläge und Angebote. Sie entscheiden eigenständig oder in Absprache mit der Abteilungs- oder Geschäftsleitung über die besten Angebote. Sie geben Bestellungen auf, vereinbaren Liefertermine und Zahlungskonditionen und wickeln den Zahlungsverkehr ab. Gegebenenfalls suchen sie ihre LieferantInnen vor Ort auf, um die Beschaffenheit und Qualität von Waren und Rohstoffen zu prüfen.

Darüber hinaus organisieren sie den Transport der angekauften Produkte indem sie entsprechende Aufträge an Frachtunternehmen und  Speditionen vergeben. Beim Einkauf bzw. Import von Waren aus dem Ausland beachten EinkäuferInnen die entsprechenden Einfuhrgesetze und Zollbestimmungen. Sie überwachen Liefertermine, kontrollieren eingehende Lieferungen und sorgen für deren sachgerecht Lagerung.

Im Einzelhandel sind EinkäuferInnen für die Gestaltung von Sortimenten mitverantwortlich.

EinkäuferInnen arbeiten mit Computern, Laptops mit betrieblichen Softwaresystemen wie z. B. Office- und Kalkulationssoftware, digitale Lager- und Inventurlisten, LieferantInnendatenbanken, Enterprise Resource Planning Systemen ( ERP) und dergleichen. Sie verwenden Informations- und Kommunikationssysteme wie Telefon, Internet, E-Mail, Video- und Internettelefonie sowie diverse Büromaterialien und bearbeiten Bestellformulare, Zoll- und Frachtpapiere.

EinkäuferInnen arbeiten in Büros, in Lagerräumen und Besprechungszimmern. Sie arbeiten gemeinsam mit BerufskollegInnen und Bürokaufleuten (siehe Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf)) und mit KollegInnen aus nahezu allen Bereichen des Unternehmens wie Lager- und Materialwirtschaft (siehe z. B. Betriebslogistikkaufmann / Betriebslogistikkauffrau (Lehrberuf)), Produktion, Vertrieb, Verkauf und Finanzen. Sie haben Kontakt mit GroßhändlerInnen, LieferantInnen und MitarbeiterInnen von  Speditionen (siehe z. B. Speditionskaufmann / Speditionskauffrau (Lehrberuf), Speditionslogistik (Lehrberuf), SpediteurIn) und Transportunternehmen.

EinkäuferInnen arbeiten grundsätzlich während der üblichen Bürozeiten ihres Betriebes. Zu Spitzenzeiten können auch Überstunden erforderlich sein. Zum Teil besuchen EinkäuferInnen ihre Lieferanten auch vor Ort und müssen in diesem Fall mobil sein.

  • Informationen über Märkte, Zulieferbetriebe usw. beschaffen
  • Angebote von LieferantInnen einholen, Konditionen und Preise vergleichen
  • Liefer- und Zahlungsbedingungen, Qualitätsunterschiede beurteilen
  • den Bedarf von einzelnen betrieblichen Abteilungen erheben, Bedarfslisten erstellen
  • benötigte Materialien wie Rohmaterialien, technische Geräte und Maschinen verzeichnen
  • Bestellungen von Materialien, Waren und Dienstleistungen vorbereiten und durchführen
  • LieferantInnen aufsuchen und Waren hinsichtlich Qualitätsbeschreibungen beurteilen
  • Zollbestimmungen, Liefer- und Zahlungsbedingungen beachten und verhandeln
  • Verträge abschließen, Liefertermine und Lieferbedingungen vereinbaren
  • Lagerverwaltung durchführen
  • Liefertermine überwachen
  • anfallenden Telefon-, Schrift- und E-Mailverkehr erledigen
  • Vorbereitungsarbeiten für  Rechnungswesen und Kostenrechnung durchführen
  • digitale Datenbanken, Karteien, Lager- und Inventurlisten führen
  • Produktions- und Dienstleistungsunternehmen aller Branchen, insb. Handelsbetriebe

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 ABC-Analyse Business-to-Business Controlling E-Business Handelsmarke Label

Whatchado Video-Interviews