BuchhalterInnen zeichnen die laufenden Geschäftsvorgänge eines Unternehmens auf, indem sie diese auf Buchhaltungskonten verbuchen. Am Ende eines Geschäftsjahres erstellen sie Bilanzen. In Kleinbetrieben sind BuchhalterInnen für alle Bereiche des Rechnungswesens zuständig. In größeren Betrieben sind sie zumeist auf einzelne Teilbereiche wie z. B. Bilanzierung, Lohn- und Gehaltsverrechnung, Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung spezialisiert. Sie arbeiten mit Computer und betrieblichen Softwareprogrammen sowie mit Betriebsbüchern und Belegen. Je nach Art und Größe des Betriebes erledigen sie ihre Aufgaben sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team mit KollegInnen oder MitarbeiterInnen anderer Abteilungen.
Das Rechnungswesen eines Betriebes umfasst Buchhaltung, Kostenrechnung, Personalverrechnung (Lohn- und Gehaltsverrechnung), Kalkulation und Controlling (siehe ControllerIn). Je nach Aufgabenbereich/Spezialisierung lauten die Berufsbezeichnungen z. B.
Kleine und mittelgroße Unternehmen übergeben ihre Buchhaltung oft selbstständigen BilanzbuchhalterInnen oder SteuerberaterInnen. Größere Betriebe beschäftigen fast immer eigene BuchhalterInnen für die laufende Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge und zur Vorbereitung und Überprüfung der Unternehmensbilanz sowie für die Kostenrechnung.
BuchhalterInnen sammeln und ordnen Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine), dadurch wird die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sichergestellt. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete EDV-Programm (z. B. SAP) übertragen. Am Monatsende bereiten BuchhalterInnen die Formulare (meist nur noch elektronisch) und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen die Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und ELDA). Sie bereiten regelmäßig Kennzahlen und Zwischenberichte für das Controlling und die Geschäftsführung auf und arbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Kostenrechnung mit.
BilanzbuchhalterInnen sind SpezialistInnen die zur Erstellung von Bilanzen befähigt sind.
Je nach der Größe eines Betriebes führen BuchhalterInnen einfache oder doppelte Buchhaltung durch: Die einfache Buchhaltung ist eine reine Einnahmen- und Ausgaben-Gegenüberstellung und wird bei Kleinunternehmen angewendet bzw. wenn die gesetzlich festgelegten Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In der doppelten Buchführung werden einerseits Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt, andererseits über Umlauf- und Anlagevermögen und Eigen- und Fremdkapital. Die Ergebnisse geben Aufschluss über den Erfolg eines Unternehmens, der in der Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt wird und über die allgemeine finanzielle Situation des Unternehmens, die aus der Bilanz hervorgeht. Diese Kennzahlen werden jeweils für einen bestimmten Zeitraum und zu einem bestimmten Stichtag erstellt.
BuchhalterInnen die im Bereich der Kostenrechnung tätig sind, rechnen die in der Buchhaltung erfassten Beträge auf sogenannte Kostenstellen um, teilen die Kosten in fixe (von der Produktionsmengen bzw. Auslastung unabhängige Kosten) und variable Kosten (leistungs- bzw. produktionsmengenabhängige Kosten) auf und ermitteln z. B. Stückkosten oder Zuschlagsätze für die Preiskalkulation. Die Kostenrechnung liefert der Unternehmensleitung und den einzelnen Abteilungen wesentliche Berechnungsgrundlagen zur Produktionsplanung, Preiskalkulation, Budgetierung, Kostenkontrolle usw.
Für weitere Informationen siehe auch den Lehrberuf Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)
BuchhalterInnen arbeiten am Computer und benützen für ihre Arbeit spezielle Software-Programme (Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- und Kostenrechnungsprogramme) sowie Onlinemeldesysteme (FinanzOnline, ELDA). Sie hantieren mit Formularen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen) und Belegen (Rechnungen, Zahlungsbelege usw.), erstellen und beurteilen Kennzahlensysteme und Statistiken und führen Ablagesysteme. Neben den verschiedenen Büro- und Kommunikationsgeräten (Rechenmaschinen, Telefon, Kopierer, Fax, Drucker usw.) arbeiten BuchhalterInnen, insbesondere im Bereich Bilanzierung, häufig mit Fachliteratur und Gesetzestexten.
Der Arbeitsplatz von BuchhalterInnen ist das Büro. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team mit ihren KollegInnen oder MitarbeiterInnen anderer Abteilungen. Sie arbeiten mit KollegInnen aus dem Finanz- und Rechnungswesen (z. B. BilanzbuchhalterIn, LohnverrechnerIn, KostenrechnerIn, ControllerIn), dem Personalwesen, der Geschäftsleitungen und der EDV zusammen. Sie stehen in Kontakt zu SteuerberaterInnen und WirtschaftsprüferInnen, MitarbeiterInnen von Banken (siehe z. B. Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)) und Finanzbehörden (siehe z. B. Finanzbeamter / Finanzbeamtin). Je nach Größe des Unternehmens haben sie auch Kontakt zu KundInnen und LieferantInnen.
Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:
Anlagevermögen, Betriebliches Rechnungswesen, Bilanz, Bonität, Budget, Cash-Flow, Debitoren, Doppelte Buchhaltung, Einnahme-Ausgaben-Rechnung, ELDA, IFRS, Liquidität, Passiva, SAP, Umlaufvermögen, US-GAAP
