Buchhalter*innen zeichnen die laufenden Geschäftsvorgänge eines Unternehmens auf indem sie diese auf Buchhaltungskonten verbuchen. Am Ende eines Geschäftsjahres erstellen sie Bilanzen. In Kleinbetrieben sind Buchhalter*innen für alle Bereiche des Rechnungswesens zuständig. In größeren Betrieben sind sie zumeist auf einzelne Teilbereiche wie z. B. Bilanzierung, Lohn- und Gehaltsverrechnung, Finanzbuchhaltung oder Kostenrechnung spezialisiert.
Buchhalter*innen arbeiten mit Computer und betrieblichen Softwareprogrammen sowie mit Betriebsbüchern und Belegen. Je nach Art und Größe des Betriebes erledigen sie ihre Aufgaben sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team mit Berufskolleginnen und -kollegen und Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen.
Siehe auch Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf)
Das Rechnungswesen eines Betriebes umfasst die Bereiche Buchhaltung, Kostenrechnung, Personalverrechnung, Kalkulation und Controlling. Je nach Spezialisierung lauten die Berufsbezeichnungen z. B.
Größere Betriebe beschäftigen Buchhalter*innen für die laufende Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge und zur Vorbereitung und Überprüfung der Unternehmensbilanz sowie für die Kostenrechnung. Kleine und mittelgroße Unternehmen übergeben ihre Buchhaltung häufig selbstständigen Bilanzbuchhalter*innen oder Steuerberater*innen.
Buchhalter*innen sammeln und ordnen Belege wie Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine etc., um die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sicher zu stellen. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete EDV-Programm (z. B. SAP) übertragen. Sie bereiten digitale Formulare und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und ELDA). Sie bereiten Kennzahlen für das Controlling und die Geschäftsführung auf und führen Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch. Nachdem immer häufiger Rechnungen und andere Belege digital übermittelt und erfasst werden, erfolgt auch die Kontierung und Verbuchung dieser Belege immer öfter automatisiert anhand digitaler Systeme.
Je nach der Größe eines Betriebes führen Buchhalter*innen einfache oder doppelte Buchhaltung durch: Die einfache Buchhaltung ist eine reine Einnahmen- und Ausgaben-Gegenüberstellung und wird bei Kleinunternehmen angewendet bzw. wenn die gesetzlich festgelegten Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In der doppelten Buchführung werden einerseits Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt, andererseits über Umlauf- und Anlagevermögen und Eigen- und Fremdkapital. Die Ergebnisse eines Unternehmens werden in der Gewinn- und Verlustrechnung und in der jährlichen Bilanz dargestellt.
Buchhalter*innen im Bereich der Kostenrechnung rechnen die in der Buchhaltung erfassten Beträge auf sogenannte Kostenstellen um, teilen die Kosten in fixe (von der Produktionsmengen bzw. Auslastung unabhängige Kosten) und variable Kosten (leistungsabhängige Kosten) auf und ermitteln z. B. Stückkosten oder Zuschlagsätze für die Preiskalkulation. Die Kostenrechnung liefert der Unternehmensleitung wichtige Grundlagen zur Produktionsplanung, Preiskalkulation, Budgetierung usw.
Buchhalter*innen arbeiten mit Computer und speziellen Software-Programmen (Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- und Kostenrechnungsprogramme) sowie Onlinemeldesysteme (FinanzOnline, ELDA). Sie hantieren mit Formularen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen) und Belegen (Rechnungen, Zahlungsbelege usw.), erstellen und beurteilen Kennzahlensysteme und Statistiken und führen Ablagesysteme. Neben den verschiedenen Büro- und Kommunikationsgeräten (Rechenmaschinen, Telefon, Kopierer, Fax, Drucker usw.) arbeiten Buchhalter*innen, insbesondere im Bereich Bilanzierung, häufig mit Fachliteratur und Gesetzestexten.
Der Arbeitsplatz von Buchhalter*innen ist das Büro. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch gemeinsam im Team mit ihren Kolleginnen und Kollegen und mit Mitarbeiter*innen anderer Abteilungen, z. B. aus dem Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Bilanzbuchhalter*in, Lohnverrechner*in, Kostenrechner*in, Controller*in), dem Personalwesen oder der Geschäftsleitung.
Sie haben Kontakt zu Steuerberater*innen und Wirtschaftsprüfer*innen, Mitarbeiter*innen von Banken (siehe z. B. Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)) und Finanzbehörden (siehe z. B. Finanzbeamter / Finanzbeamtin).
Buchhalter*innen arbeiten zu den üblichen Büroarbeitszeiten. Speziell, wenn sie an der Bilanzierung und Kostenrechnung mitarbeiten oder wenn gesetzliche oder betriebsinterne Stichtage einzuhalten sind, kann es in diesem Beruf auch stressig sein und es können Mehrarbeit oder Überstunden notwendig werden.
Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:
Anlagevermögen, Betriebliches Rechnungswesen, Bilanz, Bonität, Budget, Cash-Flow, Debitoren, Doppelte Buchhaltung, Einnahme-Ausgaben-Rechnung, ELDA, IFRS, Liquidität, Passiva, SAP, Umlaufvermögen, US-GAAP
